Evenementen organiseren

Sommige evenementen zijn vergunningvrij. Daarvoor is geen vergunning nodig. U hoeft geen vergunning aan te vragen of melding te doen als u het volgende organiseert:

• sportwedstrijden (inclusief toernooien) of trainingen op sportcomplexen
• tentoonstellingen in openbare gebouwen
• muziek-, dans- of zanguitvoeringen, lezingen of andere culturele manifestaties, activiteitenmarkten en vergelijkbare activiteiten in dorpshuizen, scholen, kerken enzovoorts en op de daarbij behorende terreinen

Is het aantal deelnemers of bezoekers groter dan het aantal personen dat het gebouw in mag? Dan moet u wel een gebruiksmelding doen via het omgevingsloket.

Wilt u iets organiseren in 2025? De eerste stap is het aanmelden van uw evenement voor de evenementenkalender van 2025. Wij kijken dan naar de spreiding en risico’s van verschillende evenementen op Texel. Op basis daarvan beslissen wij of uw evenement door kan gaan op de gewenste datum. En welke gegevens en bijlagen u moet aanleveren voor de uiteindelijke aanvraag evenementenvergunning.

Meld uw evenement voor de evenementenkalender 2025

Als u een evenementenvergunning aanvraagt, moet u altijd een aantal vaste bijlagen meesturen. Soms zijn er nog aanvullende bijlagen nodig. Welke dit zijn hangt af van het evenement en de locatie. 

Vaste verplichte bijlagen

• gedetailleerde plattegrond van de evenementenlocatie
• draaiboek op- en afbouw
• voorlopig programma
• veiligheids- en calamiteitenplan
• communicatieschema en telefoonlijst

Bekijk ook de Voorbeelden van tekeningen en andere bijlagen.

Extra verplichte bijlagen

• Overzichtstekening terrein met aanrijdroutes hulpverlening
• Plattegrond met parcours
• Uitgeschreven route met locaties verkeersregelaars
• Bewakingsschema
• Overzicht in te zetten verkeersregelaars
• Overzicht in te zetten beveiligers
• Inrichtingstekening van een binnenlocatie (gebouw of tent)
• Opstellings- of stoelenplan
• Mobiliteits- en vervoersplan
• Constructieberekening, certificaten tent, podia of tribunes, ballastberekening en beheersmaatregelen
• Brandveiligheidscertificaten tijdelijke bouwwerken
• Huisregels

Let op: wij kunnen uw aanvraag pas beoordelen als alle verplichte bijlagen binnen zijn.

Hieronder vindt u voorbeelden van tekeningen.

• Voorbeeld Parcourstekening (pdf)
• Voorbeeld inrichtingstekening evenemententerrein (pdf)
• Voorbeeld inrichtingstekening binnenlocatie (pdf)
• Voorbeeld Stoelenplan (pdf)

Veiligheidsplan

Tijdens uw evenement bent u verantwoordelijk voor een grote groep mensen. In een veiligheidsplan staat welke maatregelen u als organisator gaat nemen om de veiligheid van iedereen tijdens het evenement zo goed mogelijk te regelen. Ook beschrijft u wat u doet in geval van calamiteiten.
Voorbeeld Veiligheidsplan (pdf)

Huisregels

In de huisregels beschrijft u alle afspraken waar bezoekers zich aan moeten houden.
Voorbeeld Huisregels (pdf)

Mobiliteits- en/of vervoersplan

In een mobiliteitsplan legt u uit hoe het evenemententerrein en de omgeving veilig en vlot bereikbaar blijven. In het voorbeeld ziet u welke onderwerpen in een mobiliteitsplan worden uitgewerkt.
Voorbeeld Mobiliteits- en/of vervoersplan (pdf)

Veiligheid

U bent verantwoordelijk voor een gezond en veilig evenement. Zowel voor de bezoekers of deelnemers als voor de (vrijwillige) medewerkers. De veiligheid bij uw evenement toetsen wij bij de Veiligheidsregio. Deze bestaat uit de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio), brandweer, GGD (Gemeentelijke gezondheidsdienst) en politie. De voorschriften voor veiligheid komen in uw vergunning te staan.

Meer informatie over veilige evenementen op de website van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
U kunt daar ook een voorbeeld van een veiligheidsplan vinden.

EHBO

Als organisator bent u verantwoordelijk voor de medische hulpverlening op uw evenement. U kunt dit op verschillende manieren organiseren:

• EHBO-bevoegdheid binnen eigen gelederen
• afname EHBO van het Rode Kruis, zie EHBO Rode Kruis (pdf)
• afname EHBO bij een andere partij

Alcohol

Wilt u tijdens een evenement dranken met alcohol schenken? Dan heeft u een ontheffing van de Alcoholwet nodig. 

Eten en drinken

Op de website van de Nederlandse voedsel- en warenautoriteit vindt u een checklist Veilig omgaan met eten op markten en evenementen.

Regels wegwerpbekers en -bakjes

Voor evenementen gaan nieuwe regels gelden voor het gebruik van wegwerpbekers en-bakjes die plastic bevatten. In de brochure Regelgeving wegwerpbekers en -bakjes (pdf) leest u wat dit voor uw evenement betekent. Op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat vindt u meer informatie over de regels en hoe u zich hierop kunt voorbereiden.

Natuur

Het organiseren van een evenement heeft effect op de omgeving en op de stilte- en natuurgebieden op Texel. Denk hierbij aan geluidsoverlast, brandveiligheid en effecten op beschermde dier- en plantsoorten. Ook kunnen evenementen stikstofdepositie op Natura 2000-gebieden (beschermde natuurgebieden) veroorzaken.

Naast een evenementenvergunning van de gemeente heeft u daarom misschien extra vergunning(en) van de provincie nodig in verband met de Wet natuurbescherming.

Meer hierover leest u in de onderstaande brochures:

Evenementen en Stiltegebieden op Texel (pdf)
Evenementen en Natura 2000-gebied op Texel (pdf)
Evenementen en Staatsbosbeheer op Texel (pdf)
Wet natuurbescherming en evenementen (pdf)

Houdt u er rekening mee dat de vergunningprocedure voor een vergunning Wet natuurbescherming 26 weken kan duren. We adviseren u om op tijd contact op te nemen met de omgevingsdienst Noord-Holland Noord.

Verkeersregelaars

• U kunt zelf iemand aanstellen. Deze persoon moet dan eerst de cursus en het examen doen en een aanstellingsbesluit aanvragen bij ons. Kijk op de pagina Verkeersregelaars voor evenementen voor meer informatie over het examen.
• Heeft u geen verkeersregelaar? Neem dan contact met ons op. Wij hebben een lijst met beschikbare verkeersregelaars. Misschien kunnen zij helpen bij uw evenement.

Verzekeringen

Met een evenementenverzekering kunt u uw medewerkers verzekeren, maar ook de mensen van toeleveranciers en gasten en publiek.  U kunt zich bijvoorbeeld verzekeren tegen slecht weer en extreme weersomstandigheden, tegen aansprakelijkheid of tegen schade aan en diefstal van materiaal.

Werken er op uw evenement vrijwilligers?  Kijk op de pagina Verzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers. Wij hebben een verzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers. U bent automatisch verzekerd.

Beleidsregels

Meer over het organiseren van evenementen is te vinden in de Beleidsregels uitvoeringsregeling Evenementen gemeente Texel 2023.

De evenementenkalender 2024 (pdf) geeft een overzicht van de evenementen die zijn gemeld voor 2024. Dat houdt niet automatisch in dat het evenement daadwerkelijk wordt georganiseerd. Dat is aan de organisator om te bepalen. Data of locaties kunnen nog wijzigen als de omstandigheden daar toe leiden.

Kijk voor een volledig overzicht van alles wat er te doen is in de Agenda van VVV Texel of de Texelagenda van de Texelse Courant.