Evenementen organiseren

Sommige evenementen zijn vergunningvrij. Daarvoor is geen vergunning nodig. U hoeft geen vergunning aan te vragen of melding te doen als u het volgende organiseert:

• sportwedstrijden en/of trainingen op sportcomplexen
• toernooien op sportcomplexen met alleen Texelse verenigingen
• tentoonstellingen in openbare gebouwen
• muziek-, dans- of zanguitvoeringen, lezingen of andere culturele manifestaties, activiteitenmarkten en vergelijkbare activiteiten in dorpshuizen, scholen, kerken enzovoorts en op de daarbij behorende terreinen.

Is het aantal deelnemers of bezoekers groter dan het aantal personen dat het gebouw in mag? Dan moet u wel een vergunning aanvragen. Controleer of u een vergunning nodig heeft.

Wilt u iets organiseren in 2024? De eerste stap is dan het aanmelden van uw evenement voor de evenementenkalender van 2024. Dit kan tot uiterlijk 15 oktober 2023. Wij kijken dan naar de spreiding en risico’s van verschillende evenementen op Texel. Op basis daarvan beslissen wij of uw evenement door kan gaan op de gewenste datum. En welke gegevens en bijlagen u moet aanleveren voor de uiteindelijke aanvraag evenementenvergunning.

Meld uw evenement voor de evenementenkalender 2024

Als u een evenementenvergunning aanvraagt, moet u altijd een aantal vaste bijlagen meesturen. Soms zijn er nog aanvullende bijlagen nodig. Welke dit zijn hangt af van het evenement en de locatie. 

Vaste verplichte bijlagen

• Gedetailleerde plattegrond van de evenementenlocatie
• Draaiboek op- en afbouw
• Voorlopig programma
• Veiligheids- en calamiteitenplan
• Communicatieschema en telefoonlijst
• Bekijk ook de Voorbeelden van tekeningen en andere bijlagen.

Extra verplichte bijlagen

• Overzichtstekening terrein met aanrijdroutes hulpverlening
• Plattegrond met parcours
• Uitgeschreven route met locaties verkeersregelaars
• Bewakingsschema
• Overzicht in te zetten verkeersregelaars
• Overzicht in te zetten beveiligers
• Inrichtingstekening van een binnenlocatie (gebouw of tent)
• Opstellings- of stoelenplan
• Mobiliteits- en vervoersplan
• Constructieberekening, certificaten tent, podia of tribunes, ballastberekening en beheersmaatregelen
• Brandveiligheidscertificaten tijdelijke bouwwerken
• Huisregels

Let op: wij kunnen uw aanvraag pas beoordelen als alle verplichte bijlagen binnen zijn.

Hieronder vindt u voorbeelden van tekeningen.

• Voorbeeld Parcourstekening (pdf)
• Voorbeeld inrichtingstekening evenemententerrein (pdf)
• Voorbeeld inrichtingstekening binnenlocatie (pdf)
• Voorbeeld Stoelenplan (pdf)

Veiligheidsplan

Tijdens uw evenement bent u verantwoordelijk voor een grote groep mensen. Met een veiligheidsplan weet u wat u moet doen wanneer er tijdens het evenement noodsituaties (calamiteiten) ontstaan. Een veiligheidsplan wordt ook wel een calamiteitenplan genoemd.
Voorbeeld Veiligheidsplan (pdf)

Huisregels

In de huisregels beschrijft u alle afspraken waar bezoekers zich aan moeten houden.
Voorbeeld Huisregels (pdf)

Mobiliteits- en/of vervoersplan

Natuurlijk wilt u dat bezoekers uw evenement veilig en snel kunnen bereiken. In het voorbeeld ziet u aan welke onderdelen u moet denken.
Voorbeeld Mobiliteits- en/of vervoersplan

Alcohol

Wilt u tijdens een evenement dranken met alcohol schenken? Dan heeft u een ontheffing van de Alcoholwet nodig. 

EHBO

EHBO bij evenementen op Texel (pdf)

Eten en drinken

Op de website van de Nederlandse voedsel- en warenautoriteit vindt u een checklist Veilig omgaan met eten op markten en evenementen.

Natuur

Het organiseren van een evenement heeft effect op de omgeving en op de stilte- en natuurgebieden op Texel. Denk hierbij aan geluidsoverlast, brandveiligheid en effecten op beschermde dier- en plantsoorten. Ook kunnen evenementen stikstofdepositie op Natura 2000-gebieden (beschermde natuurgebieden) veroorzaken.

Naast een evenementenvergunning van de gemeente heeft u daarom misschien extra vergunning(en) van de provincie nodig in verband met de Wet natuurbescherming.

Meer hierover leest u in de onderstaande brochures:

Evenementen en Stiltegebieden op Texel (pdf)
Evenementen en Natura 2000-gebied op Texel (pdf)
Evenementen en Staatsbosbeheer op Texel (pdf)
Wet natuurbescherming en evenementen (pdf)

Houdt u er rekening mee dat de vergunningprocedure voor een vergunning Wet natuurbescherming 26 weken kan duren. We adviseren u om op tijd contact op te nemen met de omgevingsdienst Noord-Holland Noord.

Veiligheid

U bent verantwoordelijk voor een gezond en veilig evenement. Zowel voor de bezoekers of deelnemers als voor de (vrijwillige) medewerkers. De veiligheid bij uw evenement toetsen wij bij de Veiligheidsregio. Deze bestaat uit de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio), brandweer, GGD (Gemeentelijke gezondheidsdienst), politie, Staatsbosbeheer en de Omgevingsdienst. De voorschriften voor veiligheid komen in uw vergunning te staan.

Meer informatie over veilige evenementen op de website van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
U kunt daar ook een voorbeeld van een veiligheidsplan vinden.

Verkeersregelaars

Zijn voor uw evenement verkeersregelaars nodig? Kijk op de pagina Verkeersregelaars voor evenementen.

Vrijwilligersverzekering

Vergeet niet om uw vrijwilligers te verzekeren. Kijk op de pagina Verzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers.

Beleidsregels

Meer over het organiseren van evenementen is te vinden in de beleidsregels nieuwe evenementen Texel 2016 (op overheid.nl).

De evenementenkalender 2023 (pdf) geeft een overzicht van de evenementen die zijn gemeld voor 2023. Dat houdt niet automatisch in dat het evenement daadwerkelijk wordt georganiseerd. Dat is aan de organisator om te bepalen. Data of locaties kunnen nog wijzigen als de omstandigheden daar toe leiden.

Kijk voor een volledig overzicht van alles wat er te doen is in de Agenda van VVV Texel of de Texelagenda van de Texelse Courant.